Tijdregistratiesysteem - nu en de toekomst

Natuurlijk is een tijdregistratiesysteem bedoeld om tijden te registreren en deze tijden te verwerken tot de gewenste output op basis van de ingestelde regels, maar in deze moderne tijd wordt toch veel meer verwacht van een dergelijk systeem. Logisch, u wilt stamgegevens toch niet meer dubbel invoeren of handmatig overuren verwerken in de salarisadministratie? Hiernaast mogen de medewerker en manager best wel zelf online de uren controleren en autoriseren, zij weten dit toch het best?

Integratie personeel en salaris
Integratie met andere systemen is essentieel. Zo zal de salarisadministratie in het algemeen deels gevoed worden met gegevens uit het personeelsinformatiesysteem en deels met gegevens uit het tijdregistratiesysteem. Vaste gegevens als contract, salaris, inhoudingen, vergoedingen en pensioen zullen uit het personeelsinformatiesysteem komen en periodieke gegevens als gewerkte uren, overuren, ploegen- of andere toeslaguren uit het tijdregistratiesysteem.

De ideale situatie voor de gebruiker is natuurlijk dat de salarisadministratie uit één systeem gevoed gaat worden. Koppelingen tussen de systemen of een geintegreerd tijdregistratiesysteem met HR en salaris maken het leven een stuk makkelijker.

Tijdregistratie en Employee Self Service
Het principe van Employee Self Service (E-HRM) is eenvoudig. Medewerker initieert en manager autoriseert, dit vindt plaats via email berichten en een online werknemer portaal. Registratie door HR is verleden tijd en de medewerker heeft direct inzicht in zijn/haar situatie. Dit principe van initieren en autoriseren is natuurlijk ook toe te passen op het tijdregistratie proces. Medewerkers en managers zijn prima in staat om de geklokte tijden te controleren en indien noodzakelijk te corrigeren. Kloppen de tijden, dan doet het tijdregistratiesysteem de rest. De medewerker heeft via het werknemer portaal direct inzicht in alle uren en ziet gelijk hoeveel overuren uitbetaald worden of hoeveel tijd-voor-tijd uren zijn gespaard.

Hiernaast zal het verlof en verzuim proces natuurlijk opgenomen moeten worden in het tijdregistratiesysteem. Zo kan de medewerker de planning van de afdeling bekijken en verlof aanvragen. Eenmaal aangevraagd verlof zal automatisch op de digitale verlofkaart van de medewerker verwerkt worden.

Verdere integratie bedrijfsprocessen
Verdere integratie van het tijdregistratiesysteem in de bedrijfsprocessen is lastig met een losstaand tijdregistratiesysteem. Losse systemen bieden vaak weinig HR functionaliteit. Stel u wilt het Employee Self Service portaal waar de medewerkers tijden kunnen bekijken en verlof kunnen aanvragen uitbreiden voor het declaratie proces, moet u hiervoor dan een nieuw werknemer portaal in het leven roepen?

Zo zullen er vele efficiency slagen te behalen zijn via E-HRM. Bij de selectie van een nieuw tijdregistratiesysteem zult u dus ook naar de nabije toekomst moet kijken.

Tijdregistratiesysteem hardware
De nieuwste generatie klokterminals zijn 'computers' die van afstand te besturen zijn. Zo kunnen eventuele problemen direct online worden verholpen. Belangrijk is om te bekijken of de gekozen hardware ook toegangscontrole ondersteunt. Misschien wilt u de server ruimte beveiligen of bent u de uitgifte van nieuwe sleutels met de bijkomende administratie zat.

icon-sidebar

Nieuw serviceconcept
Bij moderne klokken hoort ook een nieuw serviceconcept. Indien een terminal om wat voor reden dan ook niet meer functioneert dan wilt u niet weken wachten op een nieuwe terminal. Vandaag de dag worden alle instellingen van een terminal op de server opgeslagen. Met een handig beveiligd kliksysteem koppelt u een nieuwe terminal die u dezelfde nacht nog is opgestuurd vast en de terminal zal zich automatisch configureren. Zo bent u gewaarborgd van de kortste downtijd van uw tijdregistratiesysteem, zonder eventuele monteurs kosten.